Les Vignobles Vauthier constituent un ensemble familial reconnu dans l’univers des grands vins de Saint-Émilion. Le périmètre regroupe plusieurs propriétés viticoles, dont Château Ausone, Château La Clotte, Château Moulin-Saint-Georges, Château Haut-Simard, Château Simard et Château de Fonbel, ainsi que des activités de négoce.
Le poste s’inscrit dans un environnement exigeant, structuré autour de plusieurs châteaux, de plusieurs étiquettes, de quatre chais et de deux sociétés de négoce. Cette organisation implique une gestion administrative, commerciale et logistique particulièrement rigoureuse, avec des flux à suivre, des priorités à arbitrer, des échéances à respecter et des périodes de forte activité.

Le poste s'inscrit comme central dans le bon fonctionnement quotidien de l’activité commerciale avec une forte autonomie de travail, une excellente organisation, une capacité à comprendre rapidement les enjeux et une grande fiabilité dans l’exécution. L’environnement de travail requiert une posture professionnelle discrète, précise et structurée, en cohérence avec les valeurs de la maison : exigence, simplicité et discrétion.

Vos principales missions seront :

Administration des ventes et suivi commercial :

• Réceptionner, enregistrer et suivre les commandes clients.
• Assurer la facturation et le suivi administratif des ventes.
• Gérer les documents commerciaux liés aux commandes, aux expéditions et aux livraisons.
• Veiller à la fiabilité des informations saisies dans les outils internes.
• Assurer l’interface administrative avec le Directeur commercial et le commerce.
• Contribuer au suivi des échéances commerciales et administratives.

Gestion des stocks et coordination logistique :

• Participer à la gestion des stocks physiques de bouteilles, d’étiquettes et de produits associés.
• Suivre les mouvements de stock entre les différents chais, châteaux et sociétés.
• Contrôler la cohérence entre les stocks physiques, commandes, factures et données informatiques.
• Anticiper les besoins liés aux mises en bouteille, aux préparations de commandes et aux périodes de rush.
• Contribuer ponctuellement à la préparation liée aux mises en bouteille ou aux opérations de conditionnement, en lien avec les équipes concernées.

Douanes, déclarations et conformité administrative :

• Préparer et réaliser les déclarations douanières liées à l’activité viticole.
• Suivre les obligations administratives propres au secteur du vin.
• Garantir la conformité et la précision des informations transmises.
• Respecter les délais réglementaires et internes.

Facturation, refacturation et logique comptable :

• Établir les factures clients et assurer leur conformité.
• Gérer les opérations de refacturation interne liées aux sociétés de négoce.
• Vérifier la cohérence des flux entre les différentes entités.
• Travailler avec une logique comptable de base : rapprochement, contrôle des informations, suivi des montants et respect des procédures.

Outils, tableaux de suivi et reporting :

• Utiliser les logiciels métiers, notamment ISAGRI, ainsi que les outils bureautiques.
• Mettre à jour les tableaux de suivi, notamment sous Excel.
• Produire des états simples de suivi commercial, administratif ou logistique.
• Fiabiliser les données et signaler les incohérences éventuelles.

Appui ponctuel à la communication commerciale :

• Participer ponctuellement à la mise en forme de documents commerciaux ou marketing.
• Préparer ou adapter des supports simples, dans une logique de présentation claire et professionnelle.
• Contribuer à la qualité des documents transmis aux clients ou partenaires.

Expérience :
Une expérience confirmée (3 à 4 ans minimum) dans l’administration des ventes, l’assistanat commercial ou la gestion administrative dans une propriété viticole, un château, une maison de négoce ou une structure commercialisant des vins est impérative.

Maitrises importantes :

• gestion des stocks physiques ;
• flux de bouteilles, étiquettes, chais et propriétés;
• déclarations douanières ;
• facturation et documents liés aux ventes ;
• utilisation expérimentée ISAGRI.

Compétences clés :

rigueur, autonomie, sens logique de l’organisation, du traitement des informations et des priorités,

qualité rédactionnelle et aisance avec les outils informatiques (Word, Excel),

goût du travail bien fait et attention aux détails,

capacité de contrôle et d'anticipation des stocks,

respect des échéances avec gestion des périodes de forte activité,

capacité à évoluer dans un environnement multi sites exigeants ( sociétés, châteaux, étiquettes et priorités parallèles).